Erfahrungsbericht – Skillmanagement – Einführung:

Einführung von SkillCert bei der Softline-Gruppe

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Martin Schaletzky, Vorstand

Im Juni 2014 stand die Softline Gruppe vor der Entscheidung ein Skillmanagement-System  einzuführen. Neben dem Effekt, dass man sich über professionelle Mitarbeiterprofile und effiziente Know-how-Nachweise hervorragend vermarkten kann, sollten Workflows und Effekte im Vertrieb und in der Personalentwicklungen damit maßgeblich verbessert werden. Man stand vor der Auswahl ein System mit den eigenen Experten zu entwickeln oder eine auf die Gegebenheiten von Softline passende Lösung am Markt zu finden. Klar war, dass Skillmanagement by Excel und Word abgelöst werden musste. Man entschied sich auch schnell gegen die Eigenlösung, da die Entwicklung und der Support erheblich teurer geworden wären, als die vorhandene Lösung SkillCert einzusetzen.

 

KUNDENSITUATION
Dezentrale Insellösungen an mehreren Standorten, z.T. in Papierform

  • Ein erfolgreicher IT-Dienstleister, international aufgestellt, hat 140 Mitarbeiter.
  • Die Expertise im Unternehmen ist enorm: Zahlreiche Fachexperten mit Zertifizierungen, Nischenwissen, viel-fältigen Fähigkeiten machen die Leistung des Unternehmens beim Kunden aus.
  • Es gibt eine Mischung von zentralen und dezentralen Strukturen im Unternehmen. Nur mit hohem administrativen Aufwand lässt sich ein grober Überblick über das Know-how im Unternehmen behalten.
  • Eine Prozesskostenanalyse ergibt, dass Bereinigung von Datenbeständen, Vorhaltung von redundanter Daten in verschiedenen Abteilungen und Erstellung von validen Auswertungen jährlich rund 70.000 € verschlingen.
  • Jede Abteilung führt eigene Excel-Listen und Datenbanken zur Erfassung von Expertisen. Know-how Nachweise für Ausschreibungen, Vertriebsprozess und Projekteinteilungen werden immer wieder mühsam zusammen gesucht.
  • Wird vom Vertrieb eine Auswertung benötigt dauert es bis zu 1 Woche bis die erforderlichen Daten zusammen getragen sind.

 

HERAUSFORDERUNG
Einheitliche Datenbasis an zentraler Stelle gespeichert und verwaltet

  • Mitarbeiter Know-how, Zertifizierungen und Projekterfahrungen sollen künftig aus einer Datenbank kommen.
  • Über ein Berechtigungsmanagement sollen Mitarbeiter, die den Überblick & Auswertungen benötigen Zugriff bekommen.
  • Über ein integriertes Datenmana-gement-System werden alle relevanten Dokumente zentral hinterlegt & abrufbar.
  • Innerhalb kürzester Zeit sollen Auswertungen für alle autorisierten Mitarbeiter für den Einkaufs- & Vertriebsprozess, zur Projekteinteilung und für die Personalentwicklung zur Verfügung stehen.
  • Der Zugriff auf das System soll internetbasiert, unabhängig von der Lokation und ohne neue Client-Integration möglich sein.
  • Keinesfalls sollen Daten doppelt vorgehalten werden. Man möchte zum Personalinformationssystem und zur Active Directory Schnittstellen schaffen.
  • Die hohen Ansprüche des Unternehmens an Datensicherheit und Datenschutz müssen erfüllt werden.

 

LÖSUNG
Standortunabhängiger Zugriff, effiziente Auswertungen, aussage-kräftige, valide Unterlagen für Vertrieb, Delivery & HR

  • Im ersten Schritt wurden die im Unternehmen vorhandenen digitalen Daten via Schnittstellenservice implementiert. Vorhandene Unterlagen in Papierform wurden digitalisiert. Mitarbeiter-Fotos, Zertifikats-urkunden und Lebensläufe wurden in eine einheitliche, eineindeutige Struktur gebracht und integriert.
  • Der Verwaltungsaufwand wurde durch den direkten Zugriff auf die Informationen und Auswertungen erheblich minimiert.
  • Die Koordinierung der Fachexperten erfolgt nun sehr effizient. Fachleute für spezifische Themen werden schnell identifiziert und in die entsprechenden Projekte eingeteilt. Der Zukauf von Freelancern konnte reduziert werden.
  • Die Kundenzufriedenheit hat sich nachweislich gebessert. Anfragen können schneller beantwortet, Angebote und Ausschreibungsunterlagen zügiger abgeliefert werden.
  • Die Leistungsträger im Unternehmen fühlen sich stärker gewertschätzt und in ihrer Expertise anerkannt. Personalentwicklung kann gezielter betrieben werden.
  • Eine deutlich verbesserte Verhandlungsposition für Einkauf und Vertrieb schlägt sich sehr positiv in den wirtschaftlichen Zahlen nieder.
Softline AG
Gutenbergplatz 1
D-04103 Leipzig
Tel. +40 341 240510
www.softline-group.com
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