Einführung eines Skillmanagement-Systems

Mit diesen Tipps und Tricks meistern Sie die Herausforderungen problemlos:

Regelmäßig informieren wir in unserem Newsletter über Neuerungen bei SkillCert, die das Business-Leben erleichtern und zum Geschäftserfolg Ihres Unternehmens beitragen. Aufgrund aktueller Anfragen haben wir Ihnen die 7 größten Herausforderungen bei der Einführung eines Skillmanagement-Systems zusammengestellt, die Sie mit Hilfe unserer Tipps und Tricks problemlos meistern werden!

So meistern Sie die 7 Herausforderungen zur Einführung eines Skillmanagement-Systems problemlos:

1. Herausforderung: Wurden alle Entscheider einbezogen?

Informieren Sie Entscheider und Mitarbeiter rechtzeitig über die Einführung eines Skillmanagement-Systems.

Informieren Sie Entscheider und Mitarbeiter rechtzeitig über die Einführung eines Skillmanagement-Systems.

Die Einführung eines Skillmanagement-Systems wird in der Regel in Unternehmen demokratisch entschieden, schließlich betrifft es alle Bereiche und wesentlichen Prozesse innerhalb des Unternehmens. Meist wird das Skillmanagement hoheitlich der Personalabteilung überantwortet bzw. direkt von ihr initiiert.

Letztlich wird das System in Unternehmen mit komplexen Dienstleistungen und einem sehr hohen Wissens-Niveau vor allem für die Einsatzplanung, die Personalentwicklung und den Vertrieb (Mitarbeiterprofile und Know-how-Nachweise) genutzt.

 

Achten Sie darauf, folgende Entscheider einzubeziehen:

  • Geschäftsführung
  • Personalmanager und Personalentwickler
  • Vertriebsleiter
  • Procurement-Leiter
  • IT-Leiter
  • Bereichsleiter
  • Marketingleiter
  • Betriebsrat (wenn vorhanden)

Werden Interessenvertreter vergessen, könnten diese ggf. zu Gegenspielern werden und den  Einführungsprozess verzögern oder erschweren. In der Regel sind Skillmanagement-Systeme so angelegt, dass sie vom Mitarbeiter selbst gepflegt werden. Skillmanagement lässt sich dann erfolgreich einführen, wenn die Mitarbeiter vorab informiert und geschult werden.

Beachten Sie folgende Empfehlungen:

  • Binden Sie das komplette Management-Team in den Prozess ein.
  • Ein Kick-Off bietet eine optimale Informationsgrundlage für Ihre Mitarbeiter. Dabei wird das System kurz mit seinen Funktionen und Vorteilen vorgestellt, die sich für die Mitarbeiter und die positive Unternehmensentwicklung ergeben. Besonderer Vorteil unserer Software: Das Tool ist selbsterklärend, leicht zu handhaben und effizient, da Mehraufwand durch Doppelerfassungen künftig entfällt.
  • Betriebsräte erhalten gleich im Vorfeld zur Einführung des Systems einen Testzugang und sehen welche Vorteile sich für ihre Arbeit daraus ergeben. Auf Anfrage sind wir Ihnen auch mit der Vorlage einer Muster-Betriebsvereinbarung behilflich.

2. Herausforderung: Kennen Sie die Ängste, die bestehen?

Führungsstil und Unternehmenskultur  tragen dazu bei, Ängste abzubauen.

Führungsstil und Unternehmenskultur tragen dazu bei, Ängste abzubauen.

Aus der Einführung eines neuen Tools im Unternehmen ergeben sich häufig Unsicherheiten, da die Einführung zunächst mit einer Umstellung verbunden ist. Großen Anteil am erfolgreichen Einsatz haben Führungsstil und Unternehmenskultur.

Immer wieder wird vor allem von folgenden Ängsten berichtet:

  • Angst vor Transparenz, Messbarkeit, Ersetzbarkeit
  • Angst vor Datenunsicherheit: Was passiert mit den Daten? Wofür werden sie verwendet? Sind sie sicher gespeichert? Was wird alles erhoben? Ist das erforderlich?
  • Angst vor Mehrarbeit durch ein neues Tool

Diesen Ängsten kann begegnet werden oder sie entstehen gar nicht erst, durch:

  • eine wertschätzende Führung der Mitarbeiter durch Anerkennung von Leistung, durch eine gelebte Kultur in der Seniorität und Wissensbildung sowie -weitergabe gefördert und geschätzt wird.
  • Durch ein Mitarbeiter-Kick-off mit allen wesentlichen Informationen zu Funktionen, Vorteilen und Mehrwerten, die sich aus dem System ergeben. Dazu gehören Wissensteilung, Ausnutzung von Partnerschaftsvorteilen, Weiterentwicklung, Stolz nach innen und außen, bessere Verhandlungspositionen, Einhaltung von Zertifzierungsanforderungen und rechtzeitige Reaktion, wenn eine Zertifizierung abläuft.

3. Herausforderung: Wie reagiert die IT auf die Anforderungen?

Unsere SaaS-Lösung entlastet Ihre IT-Abteilung!

Unsere SaaS-Lösung entlastet Ihre IT-Abteilung!

Bei der Entscheidung für eine Softwareeinführung stellen sich für die IT-Abteilung wichtige Fragen:

  • Müssen zur Lauffähigkeit des neuen Tools neue Software-Lizenzen beschafft werden? (Zusatzkosten, Mehraufwand)
  • Stimmt die Performance oder sollten wir unsere Hardware aufrüsten?
  • Wie hoch ist der Einrichtungsaufwand?
  • Wie häufig sind neue Releases einzuspielen und wie hoch ist unser Supportaufwand dabei?
  • Wird das System schon vorbefüllt bzw. können Schnittstellen zum Vorsystem geschaffen werden?
  • Wie aufwendig ist die Datensicherung?

Die einfachste Lösung: Entscheiden Sie sich für eine SaaS-Lösung! Alle Vorteile auf einen Blick:

  • Die Anwendung ist über eine sichere Verbindung über den Browser abrufbar.
  • Die Daten werden in Deutschland über ein Rechenzentrum der Sicherheitsstufe 3+ (www.sachsendv.de) sicher gehostet und sind gegen Verlust geschützt.
  • Updates zur Software verlaufen “geräuschlos” und ohne Kosten. Sie werden lediglich per Email über die Verbesserungen informiert.
  • Jegliche zusätzliche Lizenzkosten für Standardsoftware oder Hardwareerweiterungen sind nicht erforderlich.
  • Der kostenfreie Support sowie die Anforderungen an die Verfügbarkeit sind über den Anbieter abgedeckt.
  • Über ein fein granulierbares Berechtigungssystem wird garantiert, dass jeder entsprechend seiner Rolle die für ihn passenden Zugriffsberechtigungen erhält.
  • Speicherkapazitäten für angearbeitete Datenstände und “Schattenbuchhaltungen” in Excel mit vielen redundanten Daten fallen zukünftig weg.

4. Herausforderung: Wie sichern Sie, dass Mitarbeiter ihre Daten reell, freiwillig und rechtzeitig pflegen?

Das System sollte mit Inhalten vorbefüllt sein, so dass Ihre Mitarbeiter die Profile nur noch ergänzen müssen.

Das System sollte mit Inhalten vorbefüllt sein, so dass Ihre Mitarbeiter die Profile nur noch ergänzen müssen.

Das System lebt von Selbst-Service. In großen Unternehmen mit vielen Mitarbeitern ist es nicht mehr zu handhaben, dass der Personalbereich diese Aufgabe übernimmt. Jeder Mitarbeiter übernimmt die Pflege seines Profils selbst.

Was ist dabei zu beachten? Selbstmarketing ist nicht jedermanns Sache. Es gibt Mitarbeiter, die sich reell und zielorientiert einschätzen können und im passenden Umfang und Wording darstellen. Ebenso gibt es sehr bescheidene Mitarbeiter, die gar nicht würdigen, was sie alles können und an Projektreferenzen gesammelt haben. Spannend wird es bei Mitarbeitern, die sich besser und mit mehr Kenntnissen und Erfahrungen darstellen, als sie in der Realität aufzuweisen haben.

Erfolgsgaranten sind daher die folgenden Punkte:

  • Die Befüllung muss Spaß machen. Das System sollte daher vorbefüllt sein und wird dann vom Mitarbeiter aktualisiert.
  • Nach Aktualisierung durch den Mitarbeiter wird das Profil durch den Vorgesetzten freigegeben.
  • Im z.B. vierteljährlichen Turnus werden die Mitarbeiter mit einer charmanten Email gebeten, terminiert zum Zeitpunkt X, ihre Profile zu aktualisieren und neu hinzugekommene Projektreferenzen, Zertifizierungen, Skills und Qualifikationen zu ergänzen.

Die Pflege wird dann zum Selbstläufer, wenn im Kick-Off-Meeting das System entsprechend eingeführt und im Mitarbeitergespräch auf die Wichtigkeit und Relevanz für die Auftragserteilung hingewiesen wurde. Eine Verankerung der Profilpflege in einer Weiterbildungsordnung ist eine ideale Möglichkeit. So wird nicht nur die Anmeldung zu Fortbildungen geregelt, sondern im Gegenzug auch die Verpflichtung des Mitarbeiters zur Profilpflege im Anschluss an die Fortbildung. Ein Muster dazu kann gern bei uns angefordert werden.


5. Herausforderung: Welche Schnittstellen sollten geschaffen werden?

Nutzen Sie unseren Datenservice, wenn Sie Unterstützung bei der Implementierung benötigen.

Nutzen Sie unseren Datenservice, wenn Sie Unterstützung bei der Implementierung benötigen.

Der “Worst-Case” bei der Einführung eines Skillmanagement-Systems wäre: Man hat ein neues System und trägt Daten doppelt ein, die schon in einem anderen System vorgehalten werden.

Unsere Empfehlungen schaffen Abhilfe:

  • Zunächst ist ein Single-Sign-On einzurichten. Der Vorteil liegt auf der Hand: Mit dem autorisierten, personalisierten Zugang kommt der Mitarbeiter in das System ohne sich doppelt anmelden zu müssen.
  • Sind relevante Daten in anderen Tools / Datenbanken bereits vorhanden, können diese z. B. via csv-Tabelle zum Einlesen zur Verfügung gestellt bzw. umgekehrt aus dem System exportiert und in das nachgelagerte Tool eingelesen werden.
  • Für Kunden ohne Vorsystem aber mit einer Vielzahl relevanter Word-, Excel-, PDF- Dokumente empfehlen wir das Auslesen der Daten über unseren Datenservice. Die Daten können so strukturiert aufbereitet und in das System implementiert werden.
  • Nach der Befüllung des Systems sollte es einen Verantwortlichen geben, der die Implementierung abnimmt und das Ausrollen des Berechtigungssystems freigibt. Im Anschluss kann jeder Mitarbeiter seine Daten überprüfen und ggf. aktualisieren. Die Vorbefüllung garantiert, dass das System in der Anwendung Spaß macht und sich kein Mehraufwand für die Mitarbeiter ergibt.

6. Herausforderung: Wie sind die Prozesse im Unternehmen zu regeln?

Skillmanagement allein ist noch kein Garant dafür, dass es gewinnbringend im Unternehmen genutzt wird.

Unsere Tipps unterstützen Sie bei der Einführung eines gewinnbringenden Skillmanagements in Ihrem Unternehmen.

Unsere Tipps unterstützen Sie bei der Einführung eines gewinnbringenden Skillmanagements in Ihrem Unternehmen.

Mit diesen Tipps garantieren wir Ihnen die erfolgreiche Nutzung des Skillmanagement-Systems im Unternehmen:

  • Legen Sie innerhalb einer Weiterbildungsordnung im Unternehmen fest, wie Anmeldeprozesse zu Weiterbildungen vorzunehmen sind und welche Vorzüge und Verpflichtungen sich daraus für den Mitarbeiter und das Unternehmen ergeben. Diese Informationen können auch Bestandteil des “Welcome-Guides” für neue Mitarbeiter sein.
  • Hinsichtlich der selbst zu pflegenden Mitarbeiterprofile sollte ebenfalls eine klare Regelung vorliegen. Legen Sie fest, dass Aktualisierungen in festen zeitlichen Abständen erfolgen müssen.
  • In einer Berechtigungsmatrix wird geregelt, wer welche Rechte (Lesen, Editieren, Exportieren, …) im System erhält, damit er oder sie effizient im täglichen Business unterwegs sein kann.
  • Zur Qualitätssicherung trägt bei, dass die Templates an das Corporate Design des Unternehmens angepasst sind und Vorgesetzte die aktualisierten Profile ihrer Mitarbeiter freigeben.
  • Durch die zentrale Datenbank fällt die “Schattenbuchhaltung” in jedem Bereich mit unterschiedlichen Aktualitätsgraden weg. Es ergeben sich enorme Zeiteinsparungen.

 

7. Herausforderung: Wie lässt sich “Datenwust” verhindern?

Mit wachsender Mitarbeiteranzahl ergibt sich eine enorme Anzahl an Skills, Zertifizierungen und Projektreferenzen. Für die Erfassung und insbesondere für die Auswertung ist es von großer Bedeutung, dass die Daten übersichtlich und “sauber” bleiben.

Die Qualität sichern Sie mit folgenden Maßnahmen:

  • Bei Einführung des Systems haben Sie das Set an Skills und Zertifizierungen erhoben, das für Ihr Geschäftsmodell die wesentliche Rolle spielt. Aus diesem Set wird ein Katalog entwickelt, der sich selbstverständlich erweitern lässt. Die Autorisierung dazu erhalten nur wenige, ausgewählte Personen (interne Key-User) in Ihrem Unternehmen. Damit wird vermieden, dass der Überblick verloren geht und dass sich aufgrund von Schreibfehlern oder verschiedenartigen Abkürzungen Auswertungen verkomplizieren.
  • Im Unternehmen sollten diese internen Key-User besonders im System geschult werden und stehen dann auch für Anwenderfragen oder Schulungen neuer Mitarbeiter zur Verfügung.
  • Namenskonventionen sichern ab, dass sich keine unterschiedlichen Schreibweisen von gleichartigen Skills und Zertifizierungen einschleichen.

Berücksichtigen Sie diese Tipps und die Einführung eines Skillmanagement-Systems in ihrem Unternehmen ist problemlos und zeitnah möglich.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Detaillierte Informationen zu unserer Softwarelösung finden Sie in unserem Whitepaper und unserer Produktbeschreibung.

 

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